Inbox Zero: Warum ich mein E-Mail-Postfach sauber halte

Zugegeben: Dieser Artikel ist ein bisschen wie „Wasser predigen, aber Wein trinken“, weil auch ich es nicht immer schaffe. Meistens aber doch – und hier erkläre ich, warum ich ein Fan von „Inbox Zero“ bin.

Ich bekomme E-Mails. Sehr viele E-Mails. Jeden Tag. Jede Stunde. Wenn ich aus dem Urlaub komme, ist mein E-Mail-Postfach meist auf eine vierstellige Zahl angewachsen.

Grundsätzlich ist das auch gut so. Ich bin nicht derjenige, der E-Mails verteufelt. Sie sind Bestandteil meiner Arbeit und wenn ich keine E-Mails bekäme, würde auch etwas falsch laufen. Nur etwas weniger könnten es gerne hin und wieder mal sein.

Mein Ziel im E-Mail-Postfach: Inbox Zero

Nun lässt sich das nicht mehr ändern – aber immerhin kann ich mich mit einem System dem Thema anpassen – und das heißt: Inbox Zero!

Mein Ziel ist es, jeden Abend, bevor ich den Rechner ausmache, keine kleine rote Blase mehr an meinem E-Mail-Symbol zu haben, die mir irgendeine Nummer anzeigt. Das Ziel ist es, ohne ungelesene E-Mails in den Feierabend zu gehen.

E-Mails als kleine To-Dos betrachten

Ich nehme gleich mal vorweg: Das klappt nicht immer, aber zum Wochenende bin ich hier deutlich konsequenter und gehe nur extrem selten mit ungelesenen Nachrichten freitags ins Wochenende.

Der Grund für dieses Ziel ist sehr einfach erklärt: Ich betrachte E-Mails als kleine To-Dos. Jede E-Mail braucht in irgendeiner Weise meine Aufmerksamkeit (und wenn es nur zum Löschen ist).

Somit fällt es mir enorm schwer, Abends unbeschwert in den Feierabend zu gehen, wenn ich nicht alle Aufgaben abgeschlossen habe.

Inbox Zero: Ordnung über das Chaos

Du wirst jetzt vielleicht einwänden, dass ich die E-Mails einfach nicht als Aufgabe sehen sollte – aber genau diese Denkweise hilft mir, Ordnung über das Chaos zu behalten. Denn würde ich das nicht tun, würde mein E-Mail-Postfach ins Unermessliche steigen und ich hätte irgendwann überhaupt keinen Überblick mehr.

Du kannst das mit einer „wirklichen Aufgabe“ auf der Arbeit vergleichen, die du an diesem Tag oder in dieser Woche erledigen möchtest.

Schaffst du das nicht, gehst du mit einem mulmigen Gefühl nach Hause, bist vielleicht unzufrieden. Mit diesem Gefühl „zwinge“ ich mich dazu, meine E-Mails in Ordnung zu halten.

Klare Regeln beim Umgang mit E-Mails

Das schaffe ich mit klaren Regeln und Unterscheidungen.

E-Mails ohne benötigte Reaktion

Ich entscheide binnen weniger Augenblicke, ob eine E-Mail meine Reaktion benötigt. Ist dem nicht so, gibt es mehrere Optionen, um was es sich handelt:

• Kenntnisnahme: Jemand möchte mich übe etwas in Kenntnis setzen. Diese E-Mail lese ich, nehme sie zur Kenntnis und lege sie ab.
• Newsletter: Habe ich gerade Zeit, interessiert mich das Thema oder ist wichtig für meine Arbeit, lese ich ihn. Andernfalls fliegt er raus oder ich lese ihn schnell quer.
• Spam: Fliegt sofort raus. Bei Spam, bei dem ich eine Chance sehe, dass eine Abmeldung etwas bringt, versuche ich das.

E-Mails mit benötigter Reaktion

Benötigt eine E-Mail meine Reaktion, gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten:

• Sofortige Reaktion möglich: Kann ich sofort reagieren (bei einer Frage z.B.), mache ich das in der Regel auch umgehend.
• Keine sofortige Reaktion möglich: Kann ich nicht sofort reagieren (z.B. bei einer Aufgabe, die in der Zukunft liegt und noch nicht angegangen werden kann), lasse ich die E-Mail liegen. Das sind diese E-Mails, die es meistens bis zum Freitag schaffen. Sollte ich bis dahin immernoch nichts tun können, wandert die E-Mail auf meinen Desktop (und raus aus meinem E-Mail-Programm) und meine To-Do-Liste bekommt einen neuen Eintrag für die nächste Woche.

Inbox Zero: Ohne Altlasten in den nächsten Tag

So schaffe ich es, mindestens mit Inbox Zero in jedes Wochenende zu starten, meistens sogar in jeden Feierabend. Ohne offene To-Dos, ohne dass jemand auf meine Reaktion wartet, ohne Altlasten für den nächsten Tag.

Aber hey, wenn ich am nächsten Tag den Rechner anmache, kann ich mir um eines gewiss sein: ein paar neue ungelesene E-Mails.