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So vermeidest du Fehler bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung – kurz USTVA – ist ein wichtiger Bestandteil der laufenden Buchführung. Mithilfe der USTVA ermittelst du als Unternehmer deine Umsatzsteuerzahllast für die vorangegangene Abrechnungsperiode. Sind deine Vorsteuern höher, kannst du dir mit der Abgabe der USTVA dein Vorsteuerguthaben erstatten lassen.

Was verbirgt sich hinter der Umsatzsteuervoranmeldung und was ist bei der Erstellung zu beachten? Welches Wissen solltest du bei der Buchhaltung haben, um typische Fehler zu vermeiden? Wann kannst du eine Korrektur durchführen? Und in welchen Fällen musst du dich nicht mit der Erstellung einer USTVA beschäftigen? All das klären wir in diesem Artikel.

Umsatzsteuervoranmeldung: Was verbirgt sich dahinter?

In der Regel werden die Steuern – z.B. die Einkommensteuer oder die Körperschaftsteuer – vom Finanzamt festgesetzt. Für die Erhebung der Umsatzsteuer sieht das Umsatzsteuerrecht abweichend vor, dass ein Unternehmen seine Umsatzsteuer selbst an das Finanzamt meldet. Hierzu nutzt ein Unternehmen im Rahmen der Buchführung über die Finanzen die Umsatzsteuervoranmeldung (USTVA).

Der Zeitraum für die Abgabe der Voranmeldung zur Umsatzsteuer richtet sich nach der Höhe der Umsatzsteuerzahlung des Vorjahres. Lag diese unter 7.500 Euro, muss die Voranmeldung quartalsweise abgegeben werden.

Hat dein Unternehmen im vorangegangenen Kalenderjahr insgesamt mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer bezahlt, kannst du als Voranmeldungszeitraum den Kalendermonat wählen.

Maßgeblich für eine fristgerechte Abgabe ist der 10. Tag des Folgemonats. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist bis zum Ablauf des nächstfolgenden Werktags.

💡 Beispiel

Du erstellt eine Buchhaltung und gibst die USTVA monatlich ab. Die Voranmeldung für den März 2023 muss dem Finanzamt spätestens am 10. April 2023 in digitaler Form vorliegen. Weil dieser Tag auf einen Feiertag (Ostermontag) fällt, verschiebt sich die Frist bis zum Ablauf des 11. April 2023.

Was solltest du bei der Erstellung der USTVA beachten?

Bei der Erstellung deiner Umsatzsteuervoranmeldung solltest du die beiden folgenden Punkte beachten:

  1. Das Finanzamt fordert, dass du die Zusammenstellung deiner Umsatzsteuer und deiner Vorsteuerbeträge digital an die Behörde übermittelst. Weil die digitale Übermittlung authentifiziert erfolgen muss, benötigst du ein Zertifikat. Dieses solltest du rechtzeitig vor der Erstellung deiner ersten Umsatzsteuervoranmeldung bei der für dich zuständigen Finanzbehörde beantragen.
  2. Viele Buchführungsprogramme stellen automatisch die Daten für die USTVA zusammen. Dies setzt aber voraus, dass die Zahlen auf den richtigen Konten in der Buchhaltung verbucht wurden.

Typische Fehler bei der Erstellung der USTVA

Ein fundiertes Wissen über die Umsatzsteuervoranmeldung hilft dir, typische Fehler bei der Anfertigung zu vermeiden. Zu den Fehlern, die du im Rahmen der Buchführung über deine Finanzen vermeiden solltest, gehören z.B.:

  • Eine verspätete Abgabe der Voranmeldung: Trifft die USTVA erst nach dem 10. Tag des Folgemonats ein, ist das Finanzamt berechtigt, einen Verspätungszuschlag gegen dich festzusetzen. Dieser beträgt 0,25 Prozent der Umsatzsteuerzahllast, die du in der Umsatzsteuervoranmeldung ermittelt hast.
  • Abweichende Beträge in der Umsatzsteuerjahreserklärung: Die Umsatzsteuervorauszahlungen werden in der Umsatzsteuerjahreserklärung auf die endgültige Umsatzsteuerschuld angerechnet. Deckt das Finanzamt hier eine Abweichung auf, ist der Weg bis zu einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung nicht weit. Hierbei kontrolliert das Finanzamt insbesondere den Vorsteuerabzug, den du bei den Voranmeldungen zur Umsatzsteuer geltend gemacht hast.
  • Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung kann sich auch ergeben, wenn du bei der Erstellung der Voranmeldungen versehentlich den falschen Steuersatz gewählt hast. Wurden Lieferungen, die dem Regelsteuersatz von 19 Prozent unterliegen, in der Voranmeldung mit 7 Prozent Umsatzsteuer ausgewiesen, hast du dir einen unberechtigten Steuervorteil verschafft. Dieses Geld wird das Finanzamt von dir zurückfordern.

Wann ist eine Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung möglich?

In bestimmten Fällen ist es möglich, dass du die bei deinem Finanzamt eingereichte USTVA berichtigen muss. Dies ist z.B. der Fall, wenn du in der Buchhaltung nicht berechtigte Vorsteuern berücksichtigt oder deine Ausgangsumsätze in der USTVA mit dem falschen Steuersatz deklariert hast, und dir das später, zum Beispiel bei der Steuererklärung, auffällt.

Erkennst du den Fehler, bevor du die Umsatzsteuerjahreserklärung bei deinem Finanzamt eingereicht hast, kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung für den betreffenden Zeitraum berichtigen. Andernfalls reichst du eine korrigierte Umsatzsteuerjahreserklärung ein.

Ist für das Finanzamt erkennbar, dass kein Steuerhinterziehungsvorsatz gegeben ist, behandelt es die Korrektur der Voranmeldung wie eine schlichte Berichtigung. Die gesetzliche Vorschrift hierzu findet sich in § 153 AO (Abgabenordnung).

Wer muss keine USTVA erstellen?

Bei der Buchhaltung zu deinen Finanzen musst du dich nicht mit der Erstellung einer USTVA beschäftigen, wenn du ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze generierst oder mit deinem Unternehmen unter die Kleinunternehmerregelung fällst.

Die Kleinunternehmerregelung kannst du bei deinem Finanzamt beantragen, wenn dein Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr unter 22.000 Euro lag und in dem laufenden Kalenderjahr die Grenze von 50.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten wird.

Gibt das Finanzamt deinem Antrag statt, bist du für mindestens fünf Jahre an die Kleinunternehmerregelung gebunden und musst keine USTVA erstellen.

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Christina Widner ist Journalistin, Unternehmerin und ausgebildete Versicherungsfachangestellte. Sie war über 10 Jahren in der Versicherungsbranche tätig. Heute arbeitet sie als Journalistin für verschiedene Medienhäuser. Bei FINANZENTDECKER schreibt sie mit ihrer Expertise über Versicherungen und Steuern.